Gestión Documental Profesional que Transforma su Empresa
Organizamos, digitalizamos y protegemos sus archivos empresariales con procesos certificados y cumplimiento normativo en Bogotá
Organización de Archivos Empresariales
Digitalización Profesional
Custodia y Almacenamiento
Beneficios clave
Implementación completa de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), decretos reglamentarios vigentes y normativas sectoriales específicas. Garantizamos el cumplimiento de tablas de retención documental, protocolos de conservación y disposición final de archivos empresariales según estándares archivísticos colombianos.
Reducción promedio en costos de gestión documental
De nuestros clientes aprueban auditorías documentales
pérdida de información en 15 años de operación
documentos organizados y digitalizados
95% de proyectos completados dentro del cronograma establecido
Prueba nuestra metodologia probada para implementar sistemas completos de gestion documental tanto en pymes, medianas y grandes empresas
Proceso de Trabajo
1. Evaluación Inicial y Diagnóstico Documental
Realizamos un diagnóstico integral del estado actual de sus archivos empresariales en Bogotá, evaluando volumen documental, tipos de documentos, sistemas de archivo existentes y necesidades específicas de gestión documental según su sector empresarial. Analizamos el cumplimiento de la Ley 594 de 2000, identificamos oportunidades de mejora y establecemos línea base para la implementación de soluciones de gestión de archivos eficientes y organizadas
2. Diseño de Plan Personalizado de Gestión
Desarrollamos una estrategia personalizada de gestión documental adaptada a las características específicas de su empresa en Bogotá, considerando sector empresarial, normativas aplicables y objetivos organizacionales. Diseñamos tablas de retención documental específicas, definimos procesos de clasificación archivística, establecemos protocolos de digitalización de documentos y planificamos la implementación de sistemas de custodia de archivos que cumplan con la Ley General de Archivos y mejores prácticas de gestión de información empresarial.
3. Ejecución y Organización Profesional
Ejecutamos la organización física y digital de sus archivos empresariales con metodologías probadas y tecnología especializada en gestión documental. Nuestro equipo de expertos en archivística realiza la clasificación documental, digitalización de alta calidad, implementación de sistemas de archivo organizados y establecimiento de protocolos de seguridad para la custodia de documentos. Cada proceso se realiza bajo estrictos controles de calidad, trazabilidad completa y cumplimiento normativo para garantizar la integridad de su información empresarial.
4. Entrega de Sistema y Capacitación
Entregamos un sistema completo de gestión documental organizado, funcional y optimizado para las necesidades de su empresa en Bogotá. Proporcionamos documentación detallada de procesos implementados, manuales de usuario, acceso a plataformas digitales de gestión de archivos y capacitación integral para su equipo de trabajo. Incluimos seguimiento post-implementación, soporte técnico especializado y asesoría continua para garantizar el aprovechamiento óptimo del nuevo sistema de gestión de archivos empresariales y el cumplimiento sostenible de las normativas de información.
Proyectos Cumplidos
Una de las empresas del sector alimentario mas relevante del pais, administramos más de 15 000 facturas y documentos contables cada mes, mediante procesos de digitalización, archivo inteligente y trazabilidad controlada con cumplimiento normativo y acceso rápido a la información clave para la toma de decisiones.
Momento de reducir costos y optimizar procesos
Preguntas Frecuentes sobre Gestión Documental
La gestión documental empresarial es el conjunto de procesos para organizar, clasificar, almacenar y facilitar el acceso a los documentos de una empresa. En Colombia debe cumplir con la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) e incluye la implementación de tablas de retención documental, sistemas de archivo físico y digital, y protocolos de seguridad para garantizar la integridad y disponibilidad de información empresarial crítica.
El tiempo depende del volumen documental: empresas pequeñas (hasta 10,000 documentos) 15-20 días hábiles, empresas medianas (10,000-50,000 documentos) 25-30 días hábiles, y organizaciones grandes (más de 50,000 documentos) 45-60 días hábiles. El proceso incluye diagnóstico, planificación, ejecución y entrega con capacitación. Proporcionamos cronograma detallado con hitos de seguimiento.
Implementamos seguridad multicapa: instalaciones con acceso biométrico y vigilancia 24/7, backup automático con doble redundancia, cifrado de datos y control de acceso por perfiles. Nuestro personal tiene certificaciones en gestión documental y acuerdos de confidencialidad. Cumplimos ISO 27001 y mantenemos pólizas de responsabilidad civil profesional.
Cumplimos completamente con normativa colombiana: Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos), Decreto 1080 de 2015, Acuerdos 004 y 006 de 2013-2014 del AGN, y normativas sectoriales específicas. También aplicamos estándares internacionales ISO 15489 (gestión de documentos), ISO 14641 (conservación electrónica) e ISO 27001 (seguridad de información)
Sí, incluimos capacitación integral: sesión inicial de 8 horas sobre el nuevo sistema, talleres por roles específicos, manuales de usuario personalizados, capacitación en Ley 594 de 2000 y tablas de retención. Ofrecemos soporte post-capacitación durante 6 meses, certificación de participación y actualizaciones trimestrales sobre cambios normativos.
Sí, utilizamos tecnología especializada: escáneres de alta resolución (hasta 1200 DPI), sistemas sin contacto para documentos frágiles y técnicas de restauración digital. Manejamos documentos desde 1950, pergaminos, fotografías antiguas, planos arquitectónicos y documentos con deterioro por humedad. Incluimos evaluación previa y postprocesamiento para optimizar calidad.
Ofrecemos tres opciones: 1) Devolución completa organizada según nuevo sistema, 2) Custodia segura en nuestras instalaciones certificadas, 3) Disposición final controlada con certificado de eliminación para documentos que cumplieron tiempo de retención. Mantenemos registro de trazabilidad completo cumpliendo lineamientos del Archivo General de la Nación.
Sí, tenemos experiencia en múltiples sectores: Salud (clínicas, hospitales), Educación (colegios, universidades), Legal (firmas, notarías), Construcción, Financiero, Manufactura, Servicios profesionales y Sector público. Conocemos requerimientos específicos de cada industria como habilitación en salud, expedientes judiciales, historias clínicas y licencias de construcción.